Phân biệt các loại phần mềm vận hành homestay tại Việt Nam

Trong thời đại khoa học kỹ thuật với sự bùng nổ mạnh mẽ của internet, việc ứng dụng các giải pháp công nghệ vào kinh doanh dịch vụ lưu trú đang ngày càng phổ biến hơn. Kinhdoanhairbnb viết một bài viết nhằm giúp các chủ nhà và nhân viên không phải đau đầu trong việc giám sát, điều hành quá trình hoạt động homestay, nhiều phần mềm vận hành homestay đã được ra đời.

Lợi ích của việc sử dụng các phần mềm vận hành homestay đối với chủ nhà:

1. Có tích hợp hệ thống quản lý kênh phân phối, giúp tăng công suất bán phòng. Bạn sẽ không còn phải đau đầu vì vấn đề overbooking.
2. Mọi giao dịch, thanh toán đều sẽ được lưu vào trong lịch sử của phần mềm. Sau đó sẽ tự xử lý thông tin để đưa ra báo cáo. Bạn sẽ không phải quay cuồng với việc quản lý tài chính homestay.
3. Nhiều chủ nhà còn có thêm một công việc tay trái khác như nhân viên văn phòng, kinh doanh … và dành phần lớn thời gian ở công ty. Lúc này phần mềm vận hành homestay sẽ đóng vai trò giúp họ quản lý homestay của mình từ xa. Chỉ với một thiết bị có kết nối internet, chủ nhà có thể dễ dàng đăng nhập vào tài khoản và kiểm tra các giao dịch tại homestay. Nhờ tính năng này mà họ có thể yên tâm khi đi làm, công tác hay đi du lịch và dành nhiều thời gian hơn cho gia đình.

Ngoài ra, đối với một số phần mềm hỗ trợ vận hành homestay, các phòng trống sẽ được tự động update trên các kênh OTA mà chủ nhà không cần mất thời gian vào từng kênh để thao tác, đăng bán phòng. Vừa tiết kiệm được thời gian vừa tiết kiệm công sức lại tiếp cận được số lượng lớn khách hàng tiềm năng.

Phân biệt các loại phần mềm vận hành homestay

Tuy có nhiều phần mềm vận hành homestay được sử dụng trên thị trường kinh doanh dịch vụ lưu trú nhưng đa số có thể chia làm 2 nhóm chính: Local và Cloud-based

Local:

Sử dụng loại phần mềm này, chủ nhà cần chuẩn bị kỹ lưỡng và chi tiết các yêu cầu về kỹ thuật như máy trạm, trung tâm dữ liệu, hệ điều hành, card mạng và thiết bị lưu trữ dự phòng bên ngoài. Rất tốn kém và khó thực hiện nếu không có kiến thức chuyên môn. Để triển khai chủ nhà cần phải đầu tư về máy móc, nhân sự homestay, phần mềm vận hành.

Ưu điểm: 

• Không cần dựa vào đường truyền internet, có thể sử dụng kể cả khi offline.
• Vì là hệ thống xây dựng riêng nên giảm các nguy cơ về bảo mật dữ liệu.
• Khả năng xử lý lớn, nhanh

Nhược điểm: 

• Cần nhân viên IT am hiểu để vận hành > Gánh nặng chi phí vận hành homestay cho chủ nhà.
• Hệ thống phần cứng đòi hỏi phức tạp và tốn kém, chi phí bảo dưỡng và duy trì cao.
• Đặc biệt chủ nhà không thể truy cập từ xa. Khó theo dõi tình hình tại homestay.

Cloud-based: 

Loại phần mềm này về cơ bản máy trạm và thiết bị kết nối internet. Khá đơn giản và dễ triển khai. Chủ nhà chỉ việc đăng ký thuê bao sử dụng với nhà cung cấp.

Ưu điểm: 

• Giảm chi phí phát sinh ban đầu cho việc mua thiết bị, cơ sở vật chất
• Không cần nhân viên kỹ thuật hổ trợ sao lưu và bảo mật dữ liệu
• Đơn giản và triển khai nhanh, chủ nhà dễ dàng truy cập ở mọi lúc mọi nơi
• Tự động sao lưu và bảo mật dữ liệu, tương tác với Web booking engine
• Dễ dàng nâng cấp – mở rộng

Nhược điểm: 

• Không phù hợp cho các homestay không có đường truyền internet ổn định và tin cậy.
• Dễ xảy ra các vấn đề liên quan đến bảo mật online.

Cả 2 loại đều có những ưu nhược điểm riêng, nhưng nhìn chung đều cần thiết để hỗ trợ cho việc vận hành homestay của chủ nhà.

Các loại phần mềm vận hành homestay đang được chủ nhà sử dụng phổ biến tại Việt Nam

Tại Việt Nam, các phần mềm hỗ trợ vận hành, đặt phòng homestay cũng được các chủ nhà sử dụng nhiều trong kinh doanh lưu trú (Cả Cloud-based và Local). Tùy nhu cầu, đặc điểm của công việc kinh doanh mà các phần mềm được sử dụng cũng khác nhau. Nhưng đa số đều giúp họ giải quyết được các vấn đề phát sinh, chống thất thoát tài chính và nâng cao chất lượng dịch vụ. Các phần mềm hỗ trợ vận hành homestay phổ biến có thể kể đến như:

Phần mềm hỗ trợ đặt phòng EzCloudhotel

Phần mềm EzCloudhotel hỗ trợ quản lý các khách sạn 0-2 sao, homestay, hostel .. được ra mắt vào tháng 12/2015, là một giải pháp thông minh giúp cho công việc quản lý homestay của bạn đơn giản, nhanh chóng và hiệu quả hơn. Chủ nhà chỉ cần một chiếc smartphone, ipad, tablet, …là có thể dễ dàng quản lý homestay của mình dù ở bất cứ nơi nào. Đặc biệt của phần mềm EzCloudhotel là có tính năng hỗ trợ offline, nên khi gặp sự cố mất mạng thì bạn vẫn có thể dùng phần mềm vận hành homestay bình thường bình thường.

EzCloudhotel giúp cho chủ nhà dễ dàng tổ chức hoạt động của homestay. Quản lý quy trình đặt phòng của khách hàng, kiểm soát hệ thống phòng. Đồng thời, công việc kiểm soát người dùng, theo dõi tình hình tài chính của homestay cũng trở nên dễ dàng hơn. EzCloudhotel còn ghi điểm với khả năng tích hợp bán phòng trực tuyến, hệ thống đồng bộ 2 chiều với 240 kênh phân phối góp phần quan trọng trong việc thúc đẩy doanh thu bán phòng cho homestay của bạn từ 22% – 35%.

Xem thêm bài viết: Chi phí kinh doanh homestay

Với EzCloudhotel, chủ nhà có thể:

1. Nắm bắt mọi hoạt động của homestay: lượng khách lưu trú, doanh thu, đặt phòng, phòng trống, check-in, check-out.
2. Kết nối khoá từ, tính năng quản lý bán hàng, hệ thống bán phòng online, email marketing, ứng dụng di động.
3. Tự động tổng hợp báo cáo tức thời, thống kê tất cả số liệu về khách đến, khách đi, lợi nhuận của homestay.

Xem thêm bài viết: Xử lý khách check-out trễ homestay

Phần mềm vận hành homestay Intelio

Intelio là phần mềm hỗ trợ vận hành homestay, khách sạn … đã được kiểm nghiệm trên 1.000 khách sạn, khu resort trên khắp cả nước. Đây là một trong những phần mềm tốt nhất tại Việt Nam hiện nay với khả năng tối ưu hóa nghiệp vụ hiệu quả. Phần mềm quản lý này có thể áp dụng cho nhiều đối tượng: từ homestay, hostel, khách sạn bình dân cho đến các khách sạn 4, 5 sao hay các resort cao cấp.

Cũng giống như đa số các phần mềm vận hành homestay khác, Intelio cũng có tính năng truy cập và sử dụng từ xa thông qua mạng internet, nhằm đáp ứng nhu cầu của chủ nhà. Chủ nhà có thể điều khiển hoạt động bất cứ lúc nào với tính năng theo dõi và truy cập hệ thống từ xa.

Các tiện ích khác:

1. Hệ thống đặt phòng bằng các thiết bị di động như điện thoại, máy tính bảng thực hiện order hoặc bill thanh toán, khách hàng có thể thanh toán tại phòng hoặc chuyển thanh toán tới lễ tân.
2. Quản lý kho hàng trong homestay, các sản phẩm như nước uống, thực phẩm, thông báo hàng hóa tồn kho khi sắp hết kho hàng để thực hiện nhập thêm hàng dự trữ.
3. Intelio quản lý được mọi hoạt động, thu chi trong homestay của bạn. Những hoạt động và thu chi phát sinh sẽ có module quản lý riêng và được kết nối chặt chẽ với nhau.  Sau đó, hệ thống sẽ nhận được tin tổng hợp và tiến hành báo cáo rõ ràng, chi tiết cho bộ phận quản lý hoặc chủ nhà để kiểm soát.

Phần mềm quản lý đặt phòng homestay FOTEL

FOTEL là phần mềm vận hành homestay, quản lý homestay online tốt và hiện đại do người Việt phát triển. Phần mềm này đáp ứng được nhiều chuẩn mực khách sạn khác nhau với đầy đủ các chức năng như: quản lý đặt phòng, quản lý hồ sơ khách, check in, check out, kiểm soát người dùng, theo dõi tài chính và tiết kiệm điện.

Đây là những chức năng cơ bản giúp quá trình vận hành homestay của bạn trở nên suôn sẻ.

Với phần mềm này, chủ nhà không chỉ mở rộng được thêm các kênh OTA mà còn tiết kiệm được thời gian để đầu tư vào nhiều việc khác.

Một số tính năng hữu ích của phần mềm vận hành homestay FOTEL:

1. Nhận phòng, trả phòng cho khách lẻ và khách đoàn nhanh chóng, phân biệt tình trạng phòng bằng màu sắc.
2. Quản lý thu chi, giao ca, tích hợp đầy đủ nghiệp vụ và tiện ích của bộ phận lễ tân.
3. Thanh toán tiền phòng, thống kê khách đặt phòng homestay.
4. Kiểm tra tình trạng dọn dẹp vệ sinh, quản lý tài sản trong homestay.
5. Kết nối và quản lý thông tin bán phòng trên các kênh OTA.
6. Hỗ trợ báo cáo, xuất thống kê cho chủ nhà.

Phần mềm vận hành homestay OHOTEL

Tương tự như các phần mềm ở trên, phần mềm vận hành homestay OHOTEL, được phát triển bởi Công ty TNHH Công nghệ & Thương mại OXU VN, là 1 ứng dụng được phát triển trên môi trường máy tính hoạt động riêng biệt với bộ cài đặt riêng với nhiều chức năng cơ bản hỗ trợ cho việc quản lý, vận hành homestay. Bao gồm: cung cấp cho chủ nhà các chức năng bổ trợ cho việc quản lý các nghiệp vụ, từ việc thanh toán tiền phòng cho khách, check in check out đến quản lý thu chi, kiểm soát chặt chẽ hoạt động của nhân viên tiếp tân, nhận đặt phòng, trả phòng,…

Các tính năng nổi bật của OHOTEL:

1. Quản lý thông tin cá nhân của khách, hỗ trợ khai báo tạm trú.
2. Quản lý tình trạng homestay một cách đơn giản, dễ dàng, biết được homestay đang có khách, đang trống, đang sửa, bẩn, hay đang có khách ra ngoài.
3. Báo cáo thống kê chi tiết, xem báo cáo công nợ, giao ca, giao dịch, kho hàng, báo cáo gửi hàng ngày/ tuần qua email.
4. Phân quyền cho các nhân viên đảm bảo tính năng bảo mật và sửa thông tin.
5. Quản lý online, dù bạn ở bất cứ nơi đâu hệ thống cập nhật cho bạn biết về tình trạng phòng cũng như số tiền thu được.

Điểm mạnh của OHOTEL đó là giao diện được thiết kế đơn giản, dễ thao tác, dữ liệu được mã hóa tăng tính bảo mật và có chi phí hợp lý, có thể nói là chi phí thấp cho một phần mềm có tiện ích lớn như vậy.

Phần mềm vận hành homestay Asiky

Khác với các phần mềm ở trên, Asiky tập trung vào giải pháp giúp chủ nhà giải được bài toán đầu ra cho homestay. Hiện nay đa phần các đơn vị kinh doanh đang mắc kẹt khi chỉ triển khai bán phòng trên Internet ở các trang OTA, thậm chí phải phụ thuộc hoàn toàn vào các hệ thống này với chi phí hoa hồng lên tới 20%/phòng. Không những vậy sự bấp bênh về nguồn khách hàng, sự cạnh tranh gay gắt với các đơn vị có danh tiếng trên các trang OTA sẽ khiến homestay của bạn không thu được khoản doanh thu như mong muốn.

Với phần mềm này, chủ nhà có thể tạo các chương trình bán phòng linh hoạt và đặc biệt là không mất phí hoa hồng. Bên cạnh đó, phần mềm vận hành homestay của Asiky vẫn không thiếu đi những tính năng cần có trong việc hỗ trợ chủ nhà quản lý homestay, như:

1. Tự động cập nhật sơ đồ phòng
2. Quản lý hoạt động kinh doanh và dịch vụ đi kèm
3. Hỗ trợ check in, check out
4. Cập nhật theo thời gian thực
5. Phân quyền cho các user truy cập

Phần mềm vận hành homestay MEMO

Được phát triển bởi công ty TNHH Tư vấn và Giải pháp CNTT, MEMO cung cấp giải pháp toàn diện cho chủ nhà để họ có thể chủ động hơn trong việc vận hành homestay. Được thiết kế để sử dụng trong ngành kinh doanh dịch vụ lưu trú với nghiệp vụ được chú trọng, MEMO có thể đảm đương phần lớn các hoạt động từ lớn tới nhỏ bởi các tính năng:

1. Chạy độc lập hoặc liên kết với phần mềm vận hành homestay khác của bạn.
2. Phân quyền người sử dụng chi tiết đến từng chức năng, từng báo cáo trong phần mềm. Chủ nhà có thể chia sẻ quyền hạn cho quản lý cũng như có các giới hạn riêng tùy ý.
3. Lưu lịch sử thao tác của người sử dụng và tự động sao lưu dữ liệu định kỳ hàng ngày. Điều này giúp chủ nhà dễ dàng theo dõi xem tình hình kinh doanh có phát triển không, các nhân viên quản lý làm việc có hiệu quả không.
4. Hệ thống báo cáo gồm nhiều biểu mẫu tổng hợp, chi tiết được thiết kế theo nhiều tiêu chí quản lý, cho phép kết xuất excel, pdf, …
5. Và dĩ nhiên là hỗ trợ chủ nhà quản lý homestay từ xa trên điện thoại thông minh (smartphone), máy tính bảng (tablet)

MEMO là một phần mềm có tính phí, tuy nhiên bạn sẽ được dùng thử bản trial miễn phí trong vòng 30 ngày. Rất đáng để các chủ nhà vào trải nghiệm và sử dụng.

Ngoài ra, còn có nhiều phần mềm vận hành homestay khác như: Faceworks, SMILE, Autoclerk, eZee Frontdesk, Hotelogix, Hetello, Hoteliga, OpenHotel, OPERA PMS …

Tổng kết

Bên trên là đặc điểm chung và riêng của các loại phần mềm vận hành homestay phổ biến tại Việt Nam. Nếu bạn quan tâm hoặc có nhu cầu sử dụng cho homestay của mình thì nên nghiên cứu kỹ về nhu cầu và giải pháp hỗ trợ để từ đó có sự lựa chọn đúng đắn. Nên chọn các phần mềm uy tín, hỗ trợ nhiều chức năng và có đội ngũ hỗ trợ, bảo hành bất cứ khi nào gặp sự cố. Đừng quên rằng yếu tố con người vẫn là ưu tiên hàng đầu cho dù phần mềm hỗ trợ có hiện đại đến đâu đi nữa. Việc kết hợp cả 2 yếu tố một cách hài hòa sẽ làm cho công việc kinh doanh homestay của bạn hiệu quả hơn. Chúc bạn thành công!